Arhivarea fizica reprezinta prelucrarea tuturor documentelor emise de către orice entitate publica sau privata in vederea păstrării, gestionarii si folosirii eficiente a acestora.

Serviciile de arhivare fizica a documentelor ajuta entitățile publice sau private sa-si organizeze arhivele de documente, după criterii de arhivare legale, astfel încât sa faciliteze accesul la informație într-un termen cat mai scurt si cu costuri minime.

Etapele organizării activității de arhiva fizica sunt:

1. Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru in baza căruia se realizează constituirea dosarelor si se orientează întreaga activitate de arhiva.

2. Fondarea

Fondarea sau definirea apartenentei documentelor la fond, reprezinta operațiunea prin care se stabilește cărui fond arhivistic aparțin documentele create si deținute de-a lungul timpului de către instituția in cauza.

3. Ordonarea documentelor

In baza Nomenclatorul Arhivistic, operațiunea de ordonare a arhivei se realizează prin gruparea documentelor, pe baza schemei organizatorice a instituției si termenelor de păstrare a documentelor.

4. Constituirea unităților arhivistice/dosarelor

Odată grupate documentele in ordine cronologica, pe probleme si termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, acestea se pot constitui in unități arhivistice/ dosare.

Unitățile arhivistice astfel pregătite, vor fi legate intre coperți de carton, urmând ca fiecare dosar sa nu depășească numărul de file prevazut de Normele tehnice privind desfășurarea activităților in Arhivele Naționale.

La finalul acestei activități, dosarele vor avea trecute pe coperta elementele de identificare a fiecărei unități arhivistice in parte.

5. Inventarierea documentelor

Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităților arhivistice constituite la nivelul unei instituții/societăți, acțiune materializata in elaborarea instrumentelor de evidenta – inventarele arhivistice.Inventarele rezultate pot fi puse la dispoziția beneficiarului atât pe suport de hârtie, cat si in format electronic.

6. Selecționarea documentelor

Eliminarea documentelor ce nu va mai sunt utile in activitate si au termenele de păstrare expirate. Se face numai cu aprobarea Comisiei de selecționarea din cadrul instituției/societății creatoare si cu avizul Arhivelor Naționale.

Presupune arhivarea și gestionarea documentelor în format electronic în vederea păstrării arhivei pe termen lung precum și a accesării facile a documentelor din arhiva.

. Procesul de arhivare electronică se realizează respectând prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi ale Ordinului Ministrului M.C.S.I. nr. 499/2009 şi 493/2007.

Arhivarea electronica permite accesul rapid și ușor la documente, eliminând nevoia de a căuta prin arhiva fizica de documente. Prin utilizarea unor funcții de căutare avansată și organizare eficientă a documentelor, se pot găsi rapid informațiile de care aveți nevoie, economisind astfel timp, spațiu și sporind eficiența muncii.

Prin arhivarea electronica a documentelor se asigură păstrarea lor în forma originală, fără a suferi deteriorări, modificări sau pierderi. Sistemele de arhivare electronica utilizează tehnologii avansate pentru a garanta că documentele rămân intacte și că pot fi accesate și utilizate în viitor, fără nicio problemă.

Etapele organizării activității de scanare si arhivare electronica sunt:

-Se stabilesc tipurile de documente și schemele de indexare, numărul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea în care acestea vor fi preluate din arhiva fizică, dacă este cazul, se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, producție, resurse umane etc.

Tot în această fază se stabilește modul de utilizare ulterioară al documentelor în funcție de care se stabilesc parametrii scanării (rezoluția, tipul scanării – alb/negru sau color, sau alți parametri ce depind de starea documentelor).

Un alt parametru de stabilit este numărul și tipul de indecși ce vor defini documentele scanate. În acord comun se stabilesc cele mai importante criterii de căutare ale documentelor pentru care se vor genera indecși. Un număr prea mare (inutil) de indecși poate ridica nejustificat prețul realizării arhivei electronice, în timp ce alegerea unui număr insuficient de indecși poate face dificilă căutarea ulterioară a documentelor.

– Pregătirea arhivei fizice: Documentele sunt pregătite pentru conversie: scoaterea agrafelor, capselor, desprăfuirea (dacă este cazul), ajustarea și îndreptarea paginilor, separarea seturilor de documente pentru scanat.

– Scanarea documentelor: Documentele sunt scanate, păstrându-se ordinea foilor; imaginile obținute sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate dacă este cazul. Scanarea se poate face manual (document cu document) în cazul documentelor diferite ca formă și mărime (desene și hărți de format mai mare de A3), sau automat (pentru tot ce înseamnă documentație scrisă, documente A4 sau A3).

– Reconstituirea arhivei fizice: Documentele sunt reconstituite în forma și ordinea originală (bibliorafturi, dosare, etc.) pentru a fi returnate beneficiarului în forma inițială.

– Indexarea documentelor scanate (fișiere): Documentele obținute în urma scanării sunt indexate automat sau sunt preluate la indexare de către operatori, completându-se pentru fiecare tip de document schema de indexare stabilită cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

Documentele rezultate in urma activității unei companii sau a unei instituții publice sunt arhivate constant, ajungând cu timpul sa ocupe foarte mult spațiu, iar informația sa devina din ce in ce mai greu accesibila.

Necesităţile privind evidența documentelor, folosirea informaţiilor și protecţia datelor sunt complexe, urgente și în continuă creștere. Managementul documentelor de arhivă reprezintă marea provocare a fiecărei organizaţii.

Dorim să devenim parteneri de încredere pentru a vă oferi soluţii adaptate necesităţilor instituției dvs. care să reducă riscurile în gestionarea, protejarea și accesarea informaţiilor.

Compania noastră dispune de spaţii special amenajate pentru prelucrarea si depozitarea arhivei, în condiţii de maximă siguranţă şi confidenţialitate.

Documentele fizice sunt selecționate, prelucrate si păstrate in cele mai bune condiții de securitate, umiditate si temperatura, monitorizate conform reglementarilor in vigoare.

Spațiul disponibil pentru prelucrare , selecționare si depozitare este dotat in conformitate cu normele in vigoare, astfel încât sa ofere un grad maxim de siguranță si ușurința in exploatare, respectând in totalitate condițiile de spațiu impuse prin Legea 16/1996.

Depozitarea se face fizic, in cutii de arhivare așezate in rafturi din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fără emanații.

Intre pereți si rafturi, precum si intre rafturi se asigura un spațiu de minim 0.7 m.Intre rafturi exista culoare de acces generoase de 1.5 m lățime, dispuse atât longitudinal cat si transversal, pentru manevrarea documentelor cu ușurință, dar si pentru posibilitatea unei evacuări rapide in caz de necesitate.

Sistemul de încălzire si ventilație existent asigura un microclimat corespunzător, caracterizat prin temperatura cuprinse intre 14–24°C si umidități relative de 50–60%. Pentru măsurarea si urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele sunt dotate cu aparate de control (termometre, higrometre), iar citirile sunt monitorizate electronic si permanent.

In spatiile de lucru si depozite se asigura curățenia si ordinea interioara, pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai)

Se efectuează periodic acțiuni de: desprăfuire, curățire mecanica, dezinsecție si deratizare, cu o firma de specialitate, certificata in acest sens.

Pentru gestionarea eficienta a documentelor in depozitele proprii asiguram personal calificat in sistematizarea fondurilor arhivistice si întocmirea instrumentelor de evidenta (procese verbale de predare-primire, ghid de depozit, ghiduri de raft, registre de depozit si de evidenta curenta).

Odată intrate in depozitele noastre, documentele solicitate de beneficiar pot fi puse la dispoziția acestuia, fizic sau virtual, in timp util si deplina legalitate.

Manipularea arhivei se face in concordanta cu prevederile legale in vigoare.

Beneficii:

• Mai bună utilizare a spațiului propriu.

• Costuri de depozitare optimizate și predictibile.

• Eficientizarea timpului de lucru al angajaților.

• Acces facil și rapid la informații.

• Securitate sporită a arhivei

Societatea noastră preia arhive de la societăți aflate in lichidare sau faliment si eliberează copii ,extrase si adeverințe privind vechimea in munca foștilor salariați cu respectarea legislației in vigoare.

Arhivarea documentelor vine cu o serie de paşi care trebuie urmaţi îndeaproape, în concordanţă cu legislaţia în vigoare. Aceste reglementări nu vizează doar modul în care arhiva trebuie realizată, ci şi termenele de păstrare a documentelor. Astfel, documentele de personal au un termen de păstrare extins, de 75 de ani. Ştatele de plată vin cu obligaţia de a fi păstrate timp de 50 de ani, iar majoritatea documentelor fiscale necesită un termen de păstrare de 5 sau 10 ani, în funcţie de caracterul acestora. Aceste termene sunt menţionate în Anexa 6 a Legii Arhivelor Naționale, iar la nivel de companie se stabilesc în Nomenclatorul Arhivistic.

În momentul în care aceste documente ajung la termenul limită de păstrare intervine procesul de selecţionare a documentelor, un procedeu complex, care necesită multă experienţă, cunoaştere în domeniu şi foarte multă atenţie.

Selecţionarea este o operaţiune arhivistică prin care se urmăreşte, în primul rând, stabilirea acelor documente care au valoare documentar istorică şi care trebuie păstrate după criterii aparte, şi depuse la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene, la termenele stabilite de legislaţia în vigoare.

În al doilea rând, în cadrul procesului de selecţionare se elimină documentele care nu mai prezintă importanţă şi care şi-au încheiat perioada obligatorie de păstrare. Astfel, ajută şi la eliberarea spaţiului de depozitare în vederea arhivării documentelor nou create.

Pentru realizarea selecționării documentelor este nevoie de o comisie stabilită printr-o notă in-ternă la nivelul companiei. Această comisie se întruneşte annual și activează în temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

În aprecierea valorii documentelor, se au în vedere câteva criterii, printre care se numără tipul documentului, conţinutul său informaţional-documentar, gradul de interes al fiecărui document – local, naţional sau internaţional, cât şi vechimea documentului.

La încheierea acestui procedeu, comisia trebuie să întocmească un proces verbal care se înain-tează conducerii spre aprobare. Pentru eliminarea documentelor propuse spre distrugere însă este necesară avizul de la Arhivele Naţionale.

De cele mai multe ori, această activitate este una anevoioasă şi prezintă un grad ridicat de responsabilitate şi risc. De aceea, soluţiile moderne vin din partea companiilor care-şi dedică activitatea arhivării documentelor în conformitate cu dispoziţiile legale. Echipa ADRIA SERVICII ARHIVARE oferă servicii complete de arhivare, incluzând, de asemenea, şi procedeul de selecţionare şi distrugere confidențială a documentelor ajunse la termen.

Oferim servicii de amenajare ,transport si relocare arhive de documente.

Împreuna cu partenerii noștri va putem ajuta in amenajarea spațiului dumnevoastră pentru arhiva,conform tuturor normelor si legilor in vigoare, putem furniza de asemenea rafturi metalice pentru depozitarea arhivei, sisteme de alarmare in caz de incendiu,extinctoare ,sisteme de monitorizare video si antiefractie, sisteme pentru monitorizarea temperaturii si umidității,etc.

Va punem la dispoziție proceduri de lucru pentru managementul documentelor in arhiva si școlarizam angajații dumneavoastră in acest sens.

Oferim de asemenea servicii de transport si relocare arhive de documente in condiții de maxima siguranță si confidențialitate.

Pașii pentru operațiunea de transport si relocare arhiva sunt:

• Stabilirea detaliilor si a planului de lucru / relocare;

• Furnizarea tuturor consumabilelor necesare procesului;

• Împachetarea, etichetarea si inventarierea tuturor cutiilor si documentelor;

• Utilizarea de echipamente profesionale si specifice serviciilor de relocare;

• Manipularea, încărcarea si transportul cutiilor si documentelor către noua locație;

• Descărcarea si manipularea cutiilor si al bunurilor către depozitul/camera de arhiva noua;

• Așezarea cutiilor sau a dosarelor cu documente pe rafturi conform legislației in vigoare.

SERVICII DE MANAGEMENT ARHIVA – IDENTIFICARE DOCUMENTE , ELIBERARE CERTIFICATE ,EXTRASE SAU ADEVERINTE

Putem oferi absolut orice serviciu privind managementul arhivei de documente la sediul companiei dumneavoastră ,cu personal calificat si in condiții de maxima siguranța si confidențialitate pentru arhivarea ,identificarea ,eliberarea diverselor certificate,extrase sau copii după documente.In acest fel angajații companiei dumneavoastră se pot focusa pe activitățile curente ale companiei.